Inventario — Control de stock y recursos
El inventario es el módulo que controla materias primas, semielaborados, productos terminados y servicios, y registra automáticamente su movimiento a medida que se procesan los pedidos.
El sistema puede operar en modo de contabilidad estricta o en un modo simplificado sin aplicación rígida de saldos.
El inventario se actualiza automáticamente con los pedidos en cada transición de estado. Los cálculos determinan qué se descuenta y en qué cantidades.
Qué es el inventario
El inventario es un registro de todos los recursos usados en tu negocio:
- materias primas — ingredientes, insumos, materiales base
- semielaborados — productos intermedios usados en varios pedidos
- productos terminados — la salida creada durante la ejecución del pedido
- servicios — no afectan los saldos de stock
Para cada artículo, el sistema controla:
- el saldo de stock actual
- el costo unitario
- el historial de movimientos (documentos)
Qué puedes hacer en el inventario
En el módulo de inventario puedes:
- ver los saldos de stock actuales
- seguir el movimiento de los artículos
- crear documentos de stock manuales
- realizar conciliaciones de inventario
- gestionar semielaborados
- analizar los niveles de stock
Tipos de artículos de inventario
Materias primas
- ingredientes o materiales base
- usados como componentes en los cálculos
- descontados automáticamente cuando un pedido llega al estado «Listo»
Semielaborados
- productos intermedios
- reutilizables en varios pedidos
- pueden tener sus propios cálculos
- pueden prepararse por adelantado mediante documentos de producción manuales
Productos terminados
- la salida final del proceso de producción
- creados durante la ejecución del pedido
Servicios
- se incluyen en los pedidos, pero no afectan los saldos de stock
Actualización automática del inventario por los pedidos
El inventario está estrechamente integrado con los pedidos.
Cuando cambian los estados del pedido, el sistema automáticamente:
En «En proceso»
- reserva materias primas y semielaborados
- evita conflictos de descuento entre pedidos simultáneos
En «Listo»
- descuenta materia prima según el cálculo
- crea un documento de producción
- resuelve todos los niveles de cálculo anidados
En «Entrega» / «Completado»
- registra la venta
- finaliza el costo
Para un desglose detallado, consulta Ciclo de vida del pedido.
Operaciones manuales de stock
Puedes trabajar con el inventario independientemente de los pedidos.
Operaciones disponibles:
- recepción — registrar materiales entrantes
- producción — crear semielaborados manualmente
- descuento — registrar pérdidas o correcciones
- conciliación — alinear los saldos del sistema con el stock físico
Esto es útil cuando:
- quieres preparar stock por adelantado
- controlas artículos fuera del flujo de pedidos
- los saldos necesitan corrección
Reconocimiento de recibos (recepción con IA)
Uno de los escenarios clave — agregar materia prima al inventario.
Mediante foto del recibo
Proceso:
- Fotografía el recibo de compra
- Envíalo al Bot de Telegram
- El sistema reconoce las líneas
- Se hacen preguntas aclaratorias si es necesario
- Se crea automáticamente un documento de recepción
Características:
- los datos se pueden corregir manualmente
- el sistema se adapta con el tiempo a proveedores específicos
- reduce significativamente la entrada manual de datos
Entrada manual
Puedes crear un documento de recepción manualmente:
- especifica los artículos
- establece las cantidades
- establece los precios unitarios
Cálculos e inventario
El inventario funciona junto con los cálculos:
- el cálculo define cuánta materia prima se necesita por unidad
- los descuentos ocurren automáticamente cuando el pedido llega a «Listo»
- el costo se calcula a partir de los costos promedio de los ingredientes
Estructuras anidadas
Se admiten composiciones de productos complejas:
Producto → Semielaborado → Materia prima
Los semielaborados pueden a su vez contener otros semielaborados. El sistema resuelve toda la cadena, garantizando una contabilidad precisa del consumo de recursos.
Costo
El costo se calcula:
- a partir de la estructura del cálculo
- usando los costos unitarios promedio de los ingredientes
Se usa para:
- el análisis de ganancias
- la generación de reportes
- el control de costos del negocio
Modos de inventario
El sistema admite dos modos de operación:
Modo estricto
- los saldos se aplican
- no puedes descontar más de lo disponible
- alta exactitud del costo
Permitir stock negativo
- los saldos no se aplican
- las operaciones continúan incluso cuando el stock es insuficiente
⚠️ Esto puede dar lugar a un costo inexacto.
Conciliación de stock
Puedes:
- comparar el stock físico con los saldos del sistema
- corregir las discrepancias
Esto ayuda a:
- mantener la exactitud contable
- identificar errores o pérdidas
Documentos de inventario
Todas las operaciones de stock se registran como documentos:
| Tipo de documento | Cuándo se crea |
|---|---|
| Recepción | Manual o mediante reconocimiento de recibo |
| Producción | Cuando un pedido llega a «Listo» |
| Descuento | Manual o automático mediante pedido |
| Venta | Cuando un pedido llega a «Entrega» |
Puedes:
- ver el historial completo de documentos
- analizar el movimiento de stock
- rastrear los documentos hasta pedidos específicos
Reversión (rollback)
Si mueves el estado de un pedido hacia atrás:
- los documentos de inventario relacionados se eliminan automáticamente
- los saldos de stock se recalculan
Esto garantiza:
- la integridad de los datos
- que no haya descuentos dobles
Secciones relacionadas
- Pedidos — gestión de pedidos y transiciones de estado
- Cálculos — recetas, normas y costo
- Ciclo de vida del pedido — cuándo se activan las acciones de inventario
- Bot de Telegram — reconocimiento de recibos y reabastecimiento de stock por chat
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar GetOrder sin control estricto de inventario? Sí, activa el modo «permitir stock negativo».
¿Cuándo se descuenta la materia prima? En la etapa «Listo» de un pedido.
¿Puedo preparar semielaborados por adelantado? Sí, mediante documentos de producción manuales en el inventario.
¿Qué pasa si mis saldos no coinciden con la realidad? Usa la función de conciliación para corregir las discrepancias.
¿Es obligatorio el inventario? No, puedes usar GetOrder solo para la gestión de pedidos, sin control de inventario.